U današnjem poslovnom svetu mnogi ljudi rade na daljinu ili od kuće i sastanke organizuju putem video poziva. Međutim, povremeno ipak dogovore sastanak licem u lice, koji još uvek važi za najbolji vid prenošenja poslovnih informacija.
I nisu samo poslovne informacije u pitanju – fizički sastanak govori i o poštovanju prema klijentu odnosno poslovnom partneru. Jednostavno, danas je negovanje dobrih odnosa postalo važnije nego ikada u svakom poslu.
Ako su česta ili povremena poslovna putovanja u opisu vašeg radnog mesta, sigurno znate da je kvalitetno planiranje izuzetno važan deo procesa. Evo nekoliko koraka kojih se trebate pridržavati da bi vaše poslovno putovanje bilo uspešno i da bi sve na njemu proteklo u najboljem redu.
#1 Unapred rezervišite automobil, avionsku kartu i smeštaj
Najveća greška koju možete da napravite kada se pripremate za poslovni put je da ne isplanirate sve unapred i da nešto zaboravite. Deo plana je i da na vreme rezervišete avionske karte, vozilo koje će vas čekati na aerodromu i smeštaj. Ovo je posebno važno ako sa vama putuje još neko, ko se oslonio na vas i prepustio vam da obavite sve potrebne rezervacije.
Sve drugo možete ispraviti u hodu, dobiti papire mejlom ako ih zaboravite ili improvizovati na sastanku (što svakako ne preporučujemo), ali ako ne rezervišete let na vreme, teško da ćete uopšte stići na sastanak.
Isto važi i kada je rentiranje automobila u pitanju. Veoma je važno da na vreme rezervišete vozilo koje ćete koristiti jer se može dogoditi da rent a car agencija nema na stanju model koji vam odgovara po broju mesta ili veličini. Ako rentirate neodgovarajuće vozilo put do mesta sastanka će vam biti naporan, iscrpljujući, pa ćete se osećati umorno pred važne poslovne razgovore.
Foto: Pexels
Ako nemate kontakt nijedne agencije za iznajmljivanje automobila u Nišu ili Beogradu, zavisi odakle i gde putujete, jednostavno potražite na internetu. Pogledajte modele vozila i cenu dnevnog najma. Ukoliko vam je potrebno da vozilo iznajmite na duži period možete zatražiti povoljniju cenu rentiranja. U svakom slučaju, obratite se agenciji na vreme kako ne biste ostali bez željenog modela. Ozbiljne rent a car agencije brinu o svojim klijentima, pa će vam čak dati mogućnost da vas automobil sačeka na aerodromu ili na nekom drugom mestu koje vi odaberete.
Što se tiče smeštaja, u Beogradu, Novom Sadu, Nišu i drugim većim gradovima u Srbiji, ali i u inostranstvu, ima sasvim dovoljno hotela i hostela ali bi u svakom slučaju bilo dobro da možete izabrati onaj koji je najbliži mestu sastanka. Zato je važno da i smeštaj rezervišete na vreme. Ako želite da impresionirate šefa, možeteistražiti restorane u okolini hotela u kojem odsedate i pozvati ga na radni ručak ili večeru.
#2 Unapred dogovorite sve detalje sastanka
Putem elektronske pošte ili telefona definišite što je moguće više detalja vezanih za sam sastanak. Od mesta sastanka, preko satnice, do tačaka koje su na dnevnom redu. Što preciznije i detaljnije budete isplanirali, to će sastanak proteći lagodnije. Najbolje je da napravite raspored ili satnicu vašeg poslovnog putovanja i sve isplanirate do tančina. U te svrhe možete koristiti i neki od softvera za organizaciju i planiranje obaveza, što će vam značajno olakšati posao.
Ukoliko dobro napravite raspored sigurno će vam ostati bar malo vremena da obiđete neke od znamenitosti grada u kojem boravite. Ne samo da ćete upoznati njegovu istoriju i prirodne lepote u njegovoj blizini, već je to idealan način za opuštanje i odmor od napornih sastanaka i pregovora.
#3 Iskoristite novu tehnologiju
Ako ste uspešni u svom biznisu, verovatno već korisite internet tehnologiju, u to smo sigurni. Jednostavno, danas uspeh i internet tehnologija idu ruku pod ruku. Ipak, mi vas svakako podsećamo da korišenje tehnologije može biti velika prednost kada ste na poslovnom putu. Elektronska pošta, Skajp, Viber i drugi alati vam omogućavaju da ostanete povezani sa kolegama iz svoje kompanije i poslovnim partnerima čak i dok ste na putu.
Uostalom, pomoću interneta možete lako, za vreme putovanja, dodatno definisati neke tačke sastanka koje su bitne a kojih ste se trenutno setili ili su u međuvremenu izbile u prvi plan. Nove tehnologije će vam pomoći da ostanete organizovani, pa čak i da pratite svoj napredak.
Foto: Pexels
Takođe, internet aplikacije i alati kao što je Google maps vam mogu pomoći da lakše stignete na odredište i ne lutate ulicama gradova koje ne poznajete dovoljno dobro. Naravno, ako iznajmljujete vozilo za vaše službeno putovanje, u rent a car agencijama možete uz vozilo rentirati i GPS uređaj.
#4 Isplanirajte i pratite svoje troškove
U toku planiranja službenog puta obavezno odredite i budžet kojim ćete raspolagati, ako to već nije uradio neko iz kompanije za koju radite. U to svrhu možete korisiti i neke alate kao što je Microsoft-ov budžet poslovnog putovanja.
Ne zaboravite da ćete verovatno imati i malo slobodnog vremena za obilazak lokacija koje nisu vezane za sam posao, što će iziskivati neke manje lične troškove. Poslodavac će vam platiti troškove prevoza, hrane i smeštaja u hotelu, ali ako želite malo da se provedete uveče ili obiđete neki od muzeja kada imate slobodnog vremena, ulaznice ćete uglavnom morati da platite iz svog džepa. U svakom slučaju, pre nego što krenete na put obavezno se raspitajte šta vam je sve plaćeno, kako kasnije ne bi došlo do nesporazuma.
Bilo da kompanija uplaćuje novac za put na vaš bankovni račun ili dnevnice dobijate na ruke, od vas će verovatno zahtevati da imate priznanice i račune za troškove koje ste ostvarili za potrebe poslovnog putovanja. Zato je dobra ideja da imate jednu posebnu fasciklu u kojoj ćete čuvati sve te račune i priznanice.
Ključ svakog uspešnog putovanja je u planiranju! Nemojte čekati sa rezervacijom automobila, aviona ili hotela. Unapred dogovorite sve detalje sastanka, isplanirajte budžet i iskoristite sve mogućnosti koje vam stoje na raspolaganju, pre svega interent. To će pomoći da sve na poslovnom putovanju protekne u najboljem redu. Želimo vam srećan put i uspešne sastanke!
Autor: Srbijanka Stanković
