10 najboljih trikova za upravljanje vremenom ako radite u kancelariji

Mnogi radnici koji rade u kancelariji ne pokazuju previše zanimanja za strategije uštede vremena, jer računaju kako će na poslu provesti svojih osam sati i ne vide prednosti u tome da štede vreme. Međutim, upravljanje vremenom svima koristi, pa i onima koji imaju fiksno radno vreme.

Koristite li svoje radno vreme na bolji način, izbeći ćete stres, obavićete zadatke na vreme i razvićete bolje odnose s kolegama.

Blog Productivity 501 donosi svojih deset saveta za uštedu vremena u kancelariji.

1. Ako imate klizno radno vreme, upotrebite ga za optimizaciju vremena putovanja do posla. U većim gradovima pomeranjem radnog vremena za samo pola sata možete izbeći špic i skratiti vreme putovanja do posla na pola.

2. Saznajte šta je brže, stepenice ili lift. Ako imate manje od pet spratova za popeti se, stepenice su možda značajno brže od lifta. Možda ćete morati malo eksperimentisati, ali uštedite li minutu ili dve dnevno, to su sati na godišnjem nivou.

3. Ne preskačite ručak. Zvuči kontraintuitivno, ali preskakanje ručka neće vam uštediti vreme. Čovek nije dizajniran za to da bude produktivan kroz osam sati neprekidnog rada. Čak i pola sata pauze pomoći će vam da vratite fokus na produktivnost.

4. Ne čekajte stvari. Ako vašem računaru treba nekoliko minuta da se „podigne“, obavljajte neku drugu stvar za to vreme, umesto da sedite i čekate. Na primer, možete za to vreme proveriti pristiglu poštu, pospremiti sto, utvrditi plan za taj dan i tako redom. Samo nemojte sedeti i čekati, nego iskoristite to vreme za nešto što ionako morate obaviti.

5. Pripremite se za sutra. Pre nego što napustite radno mesto, upotrebite nekoliko minuta za pripremu sutrašnjeg dana. Zapitajte se čega se sada možete setiti, a da vam može uštediti vreme sutra. To može biti, na primer, neka kratka beleška koju ćete zapisati, brzi mejl kolegi s upitom za neku informaciju ili priprema nekih dokumenata koji će vam zatrebati sutra.

6. Isključite obaveštenja o imejl porukama. Većina ljudi prima imejl poruke tokom celog dana. Ne želite da vas računar obavesti o svakoj poruci elektronske pošte koja stigne. Ako je vaš posao takav da morate proveravati mejlove svakih 15 minuta, u redu, ali i tada možete pokušati organizovati rad tako da poruke čitate između obavljenih zadataka. Oporavak od prekida traje duže nego mislite. Radije obavite zadatak u 15 minuta, nego da trošite na njega pola sata, jer vas je prekinula dolazna pošta. Ako je nešto hitno u pitanju, onaj koji šalje mejlove trebalo bi da vas pozove.

7. Nemojte sedeti. Ako samo sedite ceo dan, bićete manje produktivni. Kratka šetnja će vam olakšati posao i pročistiti misli. Postoje li zadaci zbog kojih morate ustati od stola, rasporedite ih strateški kroz dan kako bi se odmorili od sedenja. Čak i nekoliko minuta stajanja za sopstenim stolom, dok čitate mejlove ili neku tabelu, je dobro.

8. Grupišite zadatke. Zadaci koji zahtevaju istu veštinu ili nivo koncentracije spadaju u istu grupu. Na primer, imate četiri zadatka koji traže visok nivo koncentracije – obavite ih sve u vreme kad vas niko neće prekidati. Ako vam koristi da za to vreme ugasite mobilni, učinite to i obavite ih odednom. Ako morate svog šefa nešto pitati, a nije hitno, pričekajte da se nakupi nekoliko pitanja.

9. Locirajte i eliminišite uska grla. Pokušajte se rešiti prepreka. Na primer, ako presporo kucate na tastaturi, naučite da koristiti svih deset prstiju. Tipkaćete verojatno celi život, pa vredi uložiti mesec dana u tu veštinu. Ako stalno morate pitati šefa kako rešavati situacije, počnite crtati dijagram prema tome kako vam je ranije savetovao da postupite. Ako vam je račuanr spor, možda možete zamoliti informatičara za reinstalaciju kako bi se ubrzao.

10. Upoznajte se s alatima. Većina aplikacija ima više mogućnosti nego što ćete ih ikad poznavati. Međutim, vredi utrošiti vreme na širenje znanja o njima. Alati poput MS Officea imaju ugrađene brojne kooperativne mogućnosti, za koje ljudi ne znaju. Na primer, Word omogućava slanje istog dokumenta različitim ljudima, koji će uneti svoje komentare i promene, a na kraju vi sve to možete spojiti u jedan dokument i zadržati promene koje želite. To je samo jedna od mogućnosti koje vam mogu uštedeti vreme.

- Advertisement -