Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti: Sa Novom godinom stigla je nova uredba i nove obaveze

Iako je primena Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (dalje: Zakon) počela u februaru daleke 2021. godine, većina privrednih društava još uvek nije uskladila svoje poslovanje sa
zakonskim odredbama. Prvobitno propisani rok za ispunjenje zakonskih obaveza, 30. april 2021. godine je više puta produžavan, a interpretacijom stava koji je zauzeo Istorijski arhiv Beograda, možemo zaključiti da još uvek traje.

ISTROIJSKI ARHIV BEOGRADA: “SNEG U JANUARU IZNENADIO PUTARE” KAO MODUS
OPERANDI DRŽAVNIH INSTITUCIJA

Famozno obaveštenje

Atmosferu zbunjenosti i pravne nesigurnosti izazvanu nerazumevanjem zakonskih obaveza i nesaradnjom arhiva, dodatno je uzdrmala objava Istorijskog arhiva Beograda iz decembra 2021. godine. Usred histerije koja je vladala u poslednjim danima već jednom produžavanog roka, na pomenutoj veb stranici osvanulo je obaveštenje da arhiv trenutno nije u mogućnosti da prima zakonom propisanu dokumentaciju, “ukazujući”, odnosno nalažući obveznicima zakona da ne ispunjavaju svoje zakonske obaveze, tj. da ne dostavljaju normativne niti druga akte.

U nastavku ovog zvanično nezvaničnog saopštenja, sledi pomalo bizarno javno obećanje nekažnjavanja usled neispunjenja zakonskih obaveza, ni manje ni više “dok svi ne budu u prilici da dostave dokumentaciju”. Koji je to trenutak u bliskoj ili dalekoj budućnosti i koja je orijentaciona tačka ovako određenih sveopštih prilika, teško je reći.

Na samom kraju, autor se zahvaljuje na razumevanju (onim retkima koji su razumeli) i poručuje da razloga za brigu nema, jer će, čim promeni mišljenje putem novog saopštenja o tome
obavestiti zainteresovanu javnost. Napominjemo da analizirano obaveštenje, nežno rečeno, nema uporište u zakonu i ne derogira zakonske odredbe, jer bi arhiv samo u strašnom snu mogao da propisuje i ukida zakonske odredbe, putem obaveštenja u proceduri zvanoj “okačili na sajt”.

Besplatan savet savesnim privrednicima: kako biste izbegli eventualnih 2.000.000 posledica nastavite sa pažljivim praćenjem zakonskih propisa i izvršavanjem propisanih obaveza.

U brojkama

Istorijski arhiv Beograda je nadljudskim naporima sva 3 zaposlena na poslovima u vezi sa primenom Zakona, za poslednje 3 godine, prema sopstvenom prikazu uspeo da obradi neverovatnih 13.000 predmeta od ukupno 22.000 primljenih (kada su prestali da primaju). Kapa dole za sve troje! Ali avaj, ako uzmemo u obzir da je u Agenciji za privredne registre trenutno registrovano oko 80.000 aktivnih privrednih društava sa sedištem u Beogradu ovaj uspeh više ne deluje tako impozantno.
Podatak o 130.000 registrovanih preduzetničkih radnji donekle rasvetljava nejasnu i sa zakonom neusaglašenu objavu arhiva da preduzetnici, udruženja čiji su osnivači fizička lica i predstavništva stranih privrednih društava za sada (?) nisu u obavezi (!) da dostave normativna akta ni arhivsku knjigu.

Zakonodavac je, imajući u vidu ove brojke, propisao obavezu osnivača javnih arhiva (gradovi na čijoj se teritoriji arhivi nalaze) da obezbede dodatna sredstva i povećaju broj zaposlenih. Ova zakonska odredba je za razliku od ostalih, prošla bez medijske pompe ali i reakcije gradskih vlasti, budući da do sada nije preduzeto apsolutno ništa kako bi se osigurala adekvatna implementacija zakona.

NOVA GODINA, NOVA UREDBA, NOVE OBAVEZE…

U cilju efikasnijeg sprovođenja Zakona Vlada je donela Uredbu o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku obliku (dalje: Uredba), čija je primena počela 1. januara 2024. godine. Uredba se primenjuje na sve privredne subjekte, odnosno pravna lica koja u svom poslovanju dolaze u dodir sa dokumentacijom koja izvorno nastaje u elektronskom obliku (elektronske fakture, poreske prijave, finansijski izveštaji ili bilo koja dokumentacija koja je snabdevena kvalifikovanim elektronskim potpisom). Stupanjem na snagu Uredbe, nastupio je i novi krug obaveza, spisak postoji…

Spisak obaveza (skraćeno izdanje)
• Korišćenje informacionong sistema
Obaveza elektronskog čuvanja dokumentacije posredstvom informacionog sistema koji garantuje zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata ostavlja imaocu dokumentarnog materijala da sam izabere da li će ovu obavezu ispuniti angažovanjem nekog od pružaoca usluga kvalifikovanog elektronskog čuvanja elektronskih dokumenata ili će koristiti sopstveni informacioni sistem, dok god sistem ispunjava propisane uslove.
• Usvajanje internih pravila
Donošenje internih pravila, narodski rečeno pravilnika, koja detaljno definišu postupanje pri pripremi dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje elektronskih dokumenata, se realizuje usvajanjem još jednog opšteg akta. Da ne bude zabune, zakonodavac ovde ne misli na jedan od pravilnika predviđena samim Zakonom (Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala i Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata) koje bi trebalo da ste do sad već usvojili.
Pomenuti pravilnik mora biti u skladu sa samom Uredbom i drugim brojnim propisima koji uređuju oblast elektronske dokumentacije.
• Vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku
Kao i sve obaveze propisane Uredbom, ova obaveza se odnosi isključivo na dokumente koji su izvorno nastali u elektronskom obliku. Arhivska knjiga koju ste do sada vodili, može da zadrži svoj stari oblik, jer se obaveza elektronskog formata odnosi samo na popis elektronske dokumentacije.
• Lista kategorija u elektronskom obliku
Ova obaveza propisana Uredbom odgovara istovetnoj obavezi iz Zakona, proširujući svoje delovanje i na polje elektronske dokumentacije. Nova lista kategorija sa rokovima čuvanja koja se odnosi na arhivsku građu i dokumentarni materijal koji su nastali u elektronskom obliku, dostavlja se eArhivu elektronskim putem preko Portala eUprave.
Dakle, kao i u slučaju arhivske knjige, obaveze iz Uredbe odnose se na dokumente izvorno nastale u elektronskom obliku, te se lista kategorija iz Uredbe odnosi samo na ovakav dokumentarni materijal, dok je listu kategorija za ostalu vrstu dokumentacije dozvoljeno voditi u papirnom obliku i dostavljati arhivu u putem pošte, kao i do sada.

- Advertisement -